Sådan opretter du arkiver i GoPublic

Undervisningsforløb Content & Layout

Her kan du læse mere om arkiver, se en trin-for-trin guide og hvad du skal være opmærksom på, når du opretter og konfigurerer arkiver i GoPublic.

Trin 1

Tag stilling til jeres indhold og behov

Der er en del fordele ved at vælge at opbygge indholdet i et arkiv - overvej, om det matcher jeres behov.

Hvad er et arkiv?

Et arkiv er en samling af indhold, hvor der kontinuerligt udgives nyt indhold. Man kan sammenligne det med et feed eller en oversigt over eksempelvis nyheder, indlæg, meddelelser eller andet dynamisk indhold. Indholdet i arkiver vil typisk være tidsafhængig i modsætning til almindelige websider, som er statiske.

Et arkiv er således et hjemsted for en indholdstype backend. Samtidig kan det for brugeren også være en samling af indhold, ofte et nyhedsarkiv.

Fordelene ved at benytte et arkiv er at det giver en vis struktur og en fast ramme omkring indholdet og hvordan det fremgår på hjemmesiden. Det kræver at man gennemgår nogle konfigurationer, så det fungerer, som man foretrækker. Derudover får du også mulighed for at filtere og sortere på indholdet i arkivet.

Når først arkivet er sat op, vil dele af det fungere automatisk. Arkivet sikrer at indholdet placerer sig rigtigt og du kan fx oprette listevisninger, der automatisk viser seneste nyheder.

Arkiver er særlig velegnet til indhold, der kan vises i en nyhedsside eller en publikationsside. Til gengæld er et arkiv ikke velegnet, hvis du ønsker at opbygge en struktur med niveauer af undersider.

Ordforklaring

Arkiv: Selve arkivet og den side, hvor fx. nyheder vises på en liste.
Arkiv-items: De enkelte sider, der fremgår i arkivet, fx vil en nyhedsside i et arkiv være et arkiv-item.
Arkiv-konfiguration: Alle de overordnede indstillinger for arkivet, der bestemmer, hvordan indhold vises.

Brugsscenarier

For myndigheder vil arkiver ofte blive brugt til nyheder, pressemeddelelser, udtalelser, afgørelser, publikationer, rapporter, notater, udgivelser, arrangementer, artikler eller lignende.

Tilsvarende vil kan det for et intranet være: Personalenyt, driftsmeddelelser, Nyt fra ledelsen osv.

Trin 2

Overvej taksonomi

Ofte vil et arkiv også have tilhørende kategorisering, som bestemmer hvordan man kan sortere og fremhæve indhold i lister. Derfor kan det betale sig fra starten at gøre sig de overordnede overvejelser om den overordnede logik, og den tilgang man vælger for at organisere og mærke indhold, dvs. taksonomien. Det kan fx være, hvis nyheder skal kunne sorteres i forhold til emner (miljø, økonomi, politik), eller målgrupper (borgere, virksomheder, presse).

Tænk denne struktur ind fra starten og sørg for at kategorier er oprettet, så det er nemt for redaktører at tilføje dem, når de opretter indhold. Det kan også være en god idé at tænke taksonomien ind i skabeloner, for at gøre indholdsoprettelsen så nem som mulig.

Det kan være et stort og omstændigt arbejde efterfølgende at indføre nye kategorier, som skal rettes på siderne.

Læs mere

Opsætning af kategorier i GoPublic

Her kan læse mere om kategorityper og kategorier og hvordan du opretter dem.

Trin 3

Opret og konfigurer arkivet

Når du har gjort dig de indledende overvejelser og planlagt, hvordan arkivet skal fungere, kan du oprette det.

Sådan gør du

Trin 1: Opret arkivet i sidestrukturen

Via sidetræet finder du den side, som arkivet skal ligge under. Højreklik på siden. Skal arkivet fx ligge direkte under forsiden, så højreklikker du på forsiden.
Vælg 'Create', og derefter vælger du 'Archive'.
Giv arkivet en titel (den kan ændres senere), og bekræft.

Nu er selve arkivet oprettet.

Trin 2: Navngiv arkivet

Nu har du oprettet arkivet og selve den side, der viser det indhold, der bliver oprettet i arkivet. Lige som på andre sider kan du skrive indhold i artikelfeltet eller tilføje moduler på siden.

Giv arkivet en overskrift, fx. 'Nyhedsarkiv', 'Nyheder og presse' eller lignende.
Tilføj eventuelt en introducerende tekst, måske en infoboks eller boks til nyhedsbrev-tilmelding, eller hvad der ellers kan give mening. Dette kan også tilføjes senere.
Afslut med 'Save and Publish'.

Nu er arkivet oprettet og der oprettes automatisk et en tilhørende konfiguration.

Trin 3: Konfigurér det oprettede arkiv

Når du har publiceret et arkiv, bliver der automatisk oprettet en tilhørende konfiguration, som du skal gennemgå og foretage de ønskede indstillinger.

Via kontrolpanelet finder du Configuration, Gå til 'Archives' under dit sites konfiguration.

Der vil ligge en konfigurationsside med det navn du gav du gav dit arkiv. Har du fx. navngivet arkivet 'Nyheder' vil konfigurationen hedde 'Nyheder Settings'.

Indstillinger i Configuration:

Root Page: Her tilknyttes indstillingerne til et konkret arkiv på hjemmesiden. Denne skal altid være udfyldt, for at arkivet virker efter hensigten.
Sorting Logic: Indstil sorteringslogik (ingen, år, år/måned)
Arkiv-kategorier: Her bestemmer du hvilke(n) kategori(er) en side skal have for at “høre til” i arkivet - dette kalder vi også Arkivvælger-kategoritypen. De kategorier, der er oprettet på sitet vil fremgå af valgmulighederne. Vær opmærksom på, at det kun er nødvendigt at tilføje én arkivvælger-kategori. Du skal derfor ikke tilføje alle de kategorier til konfigurationen, som du har planlagt, der skal fremgå i arkivet, da disse sættes på sideniveau.
Page Types: Indstil hvilke(n) sidetype(r), som arkivet accepterer. Dette er ikke nødvendigt, men kan være med til at bestemme, at sider placerer sig rigtigt i arkivet.
End User Filtering: Her vælger du hvilke kategorityper, som slutbrugeren skal kunne filtrere i arkivet med
Filter Logic: Indstil en sorteringslogik for frontend-visningen af arkivet - dette er knyttet til det ovenstående filter

I Settings har du mulighed for at tilpasse visningen af det indhold, der vises i arkivet. Eksempelvis om du ønsker at indhold skal vises i kolonner eller på en liste, hvor meget tekst, der vises på listen, i hvor mange rækker osv.

Når du har indstillet arkivet som ønsket skal du huske at gemme og publicere konfigurationen, ligesom når du publicerer en indholdsside.

Du skal huske at konfigurere kategorier før de er tilgængelige i arkivets indstillinger.

Læs mere om opsætning af kategorier

OBS. Hvis den eksisterende konfiguration af en eller anden grund ikke ligger i folderen, så kan du oprette en konfiguration “fra bunden” ved at højreklikke på Archives og oprette den dér, eller du kan venstreklikke på Archives og derefter på knappen Create archive - husk at navngive arkivet.

Tip

Hvis du senere hen ændrer navnet på dit arkiv, så vil den tilhørende konfigurationsside ikke ændre sig automatisk. For at gøre det nemmer at holde styr jeres arkiver, så ændre gerne navngivning begge steder. Det er særligt relevant, hvis I har mange arkiver. Man kan altid se, hvilket arkiv konfigurationen hører til under 'Root Page'.

Trin 4: Så er arkivet klar!

Nu er arkivet konfigureret og klar til at tage i brug.

Du kan gå tilbage til indholdsfanen og begynde at oprette indhold til arkivet. Det kan du læse mere om i næste trin.

Video: Se hvordan du opretter et arkiv

Tip

Det kan være at du på et tidspunkt står i en situation, hvor fx sorteringslogikken skal ændres i et af dine arkiver. Måske har arkivet organiseret indhold efter både måned og år, men det er besluttet at arkivet faktisk skal sortere indhold udelukkende efter år. Når du har opdateret denne (eller andre) indstillinger i konfigurationen kan du bruge Enforce Configuration-funktionen til at slå ændringen igennem på alle arkivsiderne, så du ikke skal genpublicere siderne individuelt for at få ændringerne til at slå igennem. Du finder denne funktion i oversigten i Archives-konfigurationsvinduet

Trin 4

Tilføj indhold til arkivet

Når arkivet er oprettet og konfigureret er det nemt for redaktører at tilføje indhold og siderne vil automatisk placere sig i mapper, opdelt efter år eller måneder. Især hvis der på forhånd er oprettet en skabelon, der knytter sig til arkivet.